Toimiva tapahtumamarkkinointi?

Suomessa tuntuu olevan (ainakin yritysmaailmassa) ylitarjontaa koulutuksista, seminaareista ja tietoiskuista. Ongelma ratkeaa luultavasti itsestään, mikäli markkinat toimivat hyvin, heikkojen hävitessä vahvoille. Mutta nykyisessäkin viidakossa toiset kuitenkin saavat jatkuvasti osallistujia toisten epäonnistuessa täysin. Yleisesti ottaen tapahtumien markkinoinnissa on paljon kehitettävää kustannustehokkaan ja onnistuneen lopputuloksen aikaansaamiseksi. Uskoisin tietäväni jotain aiheesta, koska koulutuksissani on käynyt tuhansia ammattilaisia, ja markkinoimme tapahtumiamme itse.

Miten saada osallistujat paikalle ja kuinka luoda toimiva prosessi? Tässä vinkkejä:

1. Sisältö ja oikea ajankohta ovat ymmärrettävästi hyvin tärkeitä asioita. Älä tarjoa kymmenettä saman aiheen seminaaria samassa kaupungissa samoihin aikoihin kuin muut. Tämän luulisi olevan itsestään selvää, mutta eipä olekaan. Kilpailijaseuranta puuttuu tai sitten se jää liian myöhään hyvin monilta. Nyt näyttää ainakin pk-seudulla riittävän sosiaalista mediaa koskevia tilaisuuksia niin paljon, että vain Facebookin perustajien mukaantulo taitaisi varmistaa täyden salin :).
2. Aloita kutsuprosessi mielellään ainakin kahta kuukautta ennen tapahtumaa. Kalenterit täyttyvät potentiaalisilla kohderyhmillä jopa jo seuraavaa kvartaalia koskien, joten tarvitset itsellesi markkinointiaikaa.
3. Markkinoi monikanavaisesti, mutta suoria kanavia painottaen. Jos tilaisuus on saatava kaupallisesti kannattavaksi (eli se ei ole maksuton, avoin tai sponsoroitu siten, että tiedottava rooli on tärkeämpi kuin tulos jne.), niin älä yritä massamedioita. Itse korostaisin sähköpostia,  hyvin päivittyvää web-sivustoa, telemarkkinointia, hakukoneita ja kumppaniverkoston hyödyntämistä.
4. Yksinkertainen viesti voittaa pitkät tarinat lähes kaikissa kanavissa. Vaikkapa sähköpostimarkkinoinnilla tilaisuus myydään ”vilkaisulla” parhaiten. Kerro muutamalla ydinlauseella mistä on kyse ja tarjoa yhden klikkauksen päässä olevaa  ilmoittautumista. Maksimissaan kaksi toistoa alkuperäisen kutsun jälkeen.
5. Personoi viestintä. Miksi juuri henkilö, joka saa viestin kuuluisi tilaisuuden kohderyhmään? ”Hei Mikko, keskustelimme näistä asioista marraskuussa ja nyt järjestämme tilaisuuden juuri samasta aiheesta”-linja toimii paljon paremmin kuin ”Tervetuloa tilaisuuteen aiheena XYZ”. Personoi viesti siis muutenkin kuin vastaanottajan nimen osalta. Tähän kuuluu myös tutun henkilön allekirjoittama kutsu – jos se on TJ niin sitten hän, mutta allekirjoittaja voi olla myös vaikkapa kyseistä asiakasta hoitava myyntineuvottelija.
6. Luo toimiva Web-sivusto aiheesta. Mielellään sellainen, jossa on aidosti interaktiivisuutta. Voit antaa mahdollisuuden vaikuttaa seminaarin sisältöön ja mahdollisuuden varata henkilökohtainen tapaaminen tilaisuuden tauolla tai sen jälkeen. Hyvä Web-site täydentää lyhyttä sähköpostiviestiä. Web-sivulla pitää sitten olla näkyvästi tilaisuuteen ilmoittautuminen (älä siis ohjaa vain organisaatiosi Web-sivuston etusivulle). Jos etsit profilointi-tietoa, niin älä säikäytä tai työllistä osallistujaa kymmenellä kysymyksellä heti ilmoittautumisen yhteydessä. Tilaisuuden sivustolla kannattaa olla myös uutiskirjeen tilausmahdollisuus ja se kannattaa virittää Googlea varten. Nykyisin kannattaa miettiä myös sosiaalisen median hyödyntämistä.
7. Pyydä myös henkilön mobiilinumero (vaikka se olisi tiedossa) ja lupa hyödyntää sitä (vaikka kyseessä olisi b2b-tilaisuus) , sillä ”no-show” vähenee sopivalla mobiilimuistutuksella ennen tilaisuutta. Lisäksi voit palvella osallistujaa esim. parkki-vinkeillä tai kertoa mahdollisista muutoksista suoraan.
8. Laatu näkyy ja tuntuu. Ainakin prosessi, kuvat, teksti, tekninen toteutus, oikea kohderyhmä ja vallitsevan lainsäädännön kunnioittaminen ovat avainasioita laadun määrittämisessä. Sain muutamia viikkoja sitten email-kutsun, josta löysin heti neljä kirjoitusvirhettä. Viesti ei toiminut hyvin mobiililla luettaessa ja lähettäjä oli täysin tuntematon henkilönä. Kutsu koski Naistenpäivää ostoskeskuksessa ja vieläkään en tiedä, että olisiko minun tosiaan pitänyt mennä tapahtumaan itse vai antaa kutsu puolisolle. En osallistunut, vaikka lähettäjä oli pörssiyhtiö ja heidän tuotteensa varmasti hyviä :).
9. Kohderyhmä on yksi tärkeimmistä valinnoista. Yrityksille markkinoitaessa viestit kiertävät vain satunnaisesti organisaatioiden sisällä (luo tätä varten email-markkinoinnissa ns. ”forward-to-a-friend”-lähetystoiminto, mikä helpottaa viestin kierrättämistä ja varmistaa myös sen muodon säilymisen), joten etsi oikea kohderyhmä suoraan. Sama pätee kuluttajakaupassa.
10. Rekisterilähde on myös ilmoitettava eli viestin saanut henkilö on oikeutettu tietämään missä hän on listoilla.
11. Nykyisin ”share-with-your-network”-toiminto on myös mahdollista ja välillä toimivaakin – elämmehän sosiaalisten medioiden aikakautta. Hyödynnä omaa tietokantaa, partnerien rekistereitä, verkostoja ja ostettuja kohderyhmiä oikean kohderyhmän valinnassa ja viestinnässä. Jos partnerisi on aidosti mukana tapahtumassa, niin luo heille mahdollisuus omiin elementteihin omissa kutsuissaan (partnerin oma template, mutta yhdessä määritellyllä sisällöllä). Mahdollista jakaminen myös näin.
12. Yksi markkinointikanava riittää harvoin. Lisää ”cocktailiin” puhelin sähköpostin tueksi, varmista tapahtuman löydettävyys Googlen kautta, anna henkilökohtaisia myyntikäyntejä suorittaville henkilöille printtiesite tilaisuudesta suoraan asiakkaille jaettavaksi ja hyödynnä erilaisia tapahtumakalentereita. Joskus alan lehtikin auttaa sopivan ilmoituksen muodossa.
13. Vahvista ilmoittautuminen nopeasti ja kertaa peruutusehdot sopivasti. Vahvistuksen pitää olla samaa tasoa kuin viestin, sillä se vahvistaa myös kutsutun tunteen oikeasta päätöksestä. Vahvistus voi tulla automaattisesti järjestelmästä, jolloin et työllistä itseäsi tai organisaatiosasi turhaan.
14. Itse tapahtumassa on turhauttavaa kertoa omia tietojaan uudestaan, eli osallistuja pitää tunnistaa heti ovella. Tapahtuman jälkeen ei saa aloittaa liian rankkaa markkinointia, sillä tiukka rummutus ärsyttää.  Hyvä kysely on kuitenkin aina paikallaan. Jos arvot jotain, niin kerro voittaja pian ja lyhyesti.
15. Muista myös roll-upit, nimikyltit, opastaulut ja jaettava materiaali.

Tietoja Ampiiri

Consulting services in strategy, sales and marketing