Pelisääntöjä henkilökohtaiseen sähköpostiviestintään

Markkinoinnin ja viestinnän raja on ajoittain epäselvä ja tulkinta riippuu hyvin paljon viestin sisällöstä mutta myös kohderyhmistä. Markkinoinnissa kohderyhmät haetaan useimmiten segmentoinnin perusteella (”markkinat”) ja viestinnässä kohderyhmää (”yleisöt”) on pakkokin lähestyä ja se määrittelee itse itsensä. Lähettäjä molemmissa ”virallisissa” tapauksissa on usein organisaation edustaja mutta entä henkilökohtainen kommunikointi esim. sähköpostilla? Mikäli esimerkiksi yrityksen markkinointijohtaja viestii asiakaskohderyhmälle omalla sähköpostiosoitteellaan henkilökohtaisesti, on viesti hyvin pitkälle yhteisöllistä markkinointia tai viestintää. Mikäli taas yrityksen työntekijä ”mailaa” kaverilleen ihan omia asioitaan on se henkilökohtaista viestintää mutta jos kaveri onkin myös yrityksen asiakas niin eikö tällainenkin viestintä vaikuta yrityskuvaan? Minulle ainakin tulee usein fiiliksiä organisaatioista, ihan ystäväpiirinkin perusteella, tyyliin ”jaaha, nuo sallivat työajalla tapahtuvan Facebookin käytön”, tai ”nuo saavat lähettää vaikka mitä liitteitä omista työpostilaatikoistaan” tai että ”nuo ovat luoneet hienot allekirjoitukset kaikkiin sähköposteihinsa läpi organisaation”. Onko tuttu tunne?

Miten käyttäytyä sähköpostissa? Minusta tärkeä kysymys.  Yllä mainitun ”vaikutelma-ajattelun” lisäksi huomioitavana on paljon muutakin, ihan käytännönkin asioita.

Seuraavia asioita huomioisin:

1. Oma asema on otettava huomioon. Ole varovainen ja sopiva. Monesti vastaanottajan päässä voidaan sekoittaa henkilökohtainen henkilö ja työroolissa oleva henkilö.

2. Tyylitaju kunniaan. Sähköposti on kuten kirje eli kommunikaatio-tilanteessa kaikki ”body-language” yms. jää pois. Äänensävy on kirjoitetussa muodossa. Ole mieluummin ylikohtelias kuin alle normaalin tasosi, sillä et varmastikaan halua antaa vaikutelmaa että viestisi on nopeasti lonkalta vetäisty tai tyly? Virallisessa kommunikoinnissa asiallisuus on valttia ja huumori on vaarallinen taiteenlaji. Lisäksi liiat hymiöt ja muut tehosteet ärsyttävät monia.

3. Kunnioita vastaanottajaa miettimällä koko postitus, testaamalla ja tarkistamalla tietoturva ja viestin perille menon ja hyödyntämisen kannalta tärkeät asiat. Tärkeitä asioita ovat vastaanottajan osoitteen oikeellisuus, liitetiedostot (käytä mieluummin linkkejä ja laita lisämateriaali verkkoon), sisällön muoto (mielellään vain tekstiä henkilökohtaiseen viestintään), lisää allekirjoitus ja mahdolliset linkit ulos esimerkiksi organisaatiosi web-sivustolle. Otsikointi on tärkeää viestin avaamisen kannalta mutta hyvin mietittynä se mahdollistaa myös viestin löytymisen helposti myöhemmin. Itse en kirjoittaisi tekstiä allekirjoituksen alle enkä ottaisi mukaan pitkiä lainauksia. Lisäksi pitäisin rivin pituutena max. 80 merkkiä ja huomioisin muutenkin viestin luettavuuden vastaanottajan sovelluksen esikatselutilassa esimerkiksi MS Outlookia käytettäessä.

4. Harkitse ennen kuin lähetät. Sähköpostin käyttö mahdollistaa nopean toiminnan mutta siinä on myös miinus-puoli: se tulee helposti lähetettyä ilman ym. asioiden tarkistamista. Sähköpostista jää kuitenkin dokumentti ja se voidaan tulkita viralliseksi yhteydenpidoksi vaikka niin ei olisikaan tarkoitus. Nykyisin monet viestit lähetetään jonkin sosiaalisen verkkomedian sisäisellä kanavalla, esim. Facebookissa tai LinkedIn-yhteisössä, ja hyvä on myös tarkistaa että onko kyseessä julkisesti näkyvä viesti vai henkilökohtainen.

5. Älä nauti liikaa vahvoja virvokkeita illan viestinnässä. Voi tulla ”täräyteltyä” asioita ulos tarkoitettua voimakkaammin tai lepsummin. Tai lähetettyä viesti useaan kertaan :). Sama pätee muuten sitten sos.medioiden status-päivityksiin.

Tietoja Ampiiri

Consulting services in strategy, sales and marketing